FAQ
Einstellungen

onlinetermine informiert Sie über die Aktivität Ihrer Kunden, sofern Sie das möchten. Sobald ein Termin gebucht, verschoben oder abgesagt wurde, erhalten Sie direkt eine Benachrichtigung per E-Mail und/oder SMS (€ 0,10/SMS). Auf Wunsch kann auch der betreffende Mitarbeiter benachrichtigt werden. Die Benachrichtigungstexte lassen sich im Menü "Verwaltung" und dort im Bereich "Filiale" unter der Option "Einstellungen" anpassen.

Sie können alle E-Mail- und SMS-Texte, die Ihre Kunden erhalten, individuell anpassen. Es stehen Ihnen hierfür verschiedene Platzhalter zur Verfügung, die dann automatisch z.B. durch das Datum des Termins oder eine geschlechtsspezifische Anrede ersetzt werden. Die Anpassungen nehmen Sie im Bereich "Verwaltung" in den Einstellungen Ihrer Filiale vor. Soll für eine bestimmte Terminart ein abweichender Text verwendet werden, können Sie diesen in der jeweiligen Terminart anpassen.

Um einen neuen Benutzer anzulegen, klicken Sie im Portal auf „Verwaltung“ und dann in der Rubrik „Filiale“ auf "Benutzer". Im unteren mittleren Seitenbereich wählen Sie die Option „Neuen Benutzer erstellen“. Anschließend fügen Sie durch Eingabe der Kontaktangaben und Einstellungen einen neuen Benutzer hinzu.

Damit ein Mitarbeiter mit onlinetermine arbeiten und gebucht werden kann, muss er sowohl als Ressource als auch als Benutzer angelegt werden. Für den Fall, dass der Benutzer auch Termine anbieten soll, muss dieser ebenfalls als Ressource angelegt und auch mit dieser verknüpft werden. In der Ressourcenübersicht (Verwaltung > Termine + Ressourcen) haben Sie die Möglichkeit eine neue Ressource anzulegen („Neue Ressource erstellen“). Die Verknüpfung von Benutzer und Ressource nehmen Sie auf dem jeweiligen Benutzerdatenblatt im Feld “Einstellungen” unter “Zugeordnete Ressource” vor.

Klicken Sie im Hauptmenü auf „Verwaltung“, dann in der Rubrik „Filiale“ auf "Benutzer". Wählen Sie nur den Benutzer aus, bei dem Sie die Benutzerrechte einstellen möchten. Diese legen Sie im Bereich "Einstellungen" bei der Option „Systemgruppe“ fest. Um zu sehen, welche Rechte ein Benutzer hat, klicken Sie in der Benutzer-Übersicht bei dem betreffenden Benutzer auf das Schloss-Icon in der Spalte „Aktionen”.

Wählen Sie im Hauptmenü in der Verwaltung Ihrer Filiale die Option „Öffnungszeiten“ aus. In der nun erscheinenden Kalenderansicht (aktuelle Woche) markieren Sie mit gedrückter Maustaste Ihre Öffnungszeiten. Blau steht für verfügbar (Termine buchbar), grau steht für nicht verfügbar (Termine nicht buchbar). Die gewählten Einstellungen lassen sich nun auf die folgenden Wochen/Jahre übertragen, indem Sie im Fenster „Diese Woche übertragen…“ eine bestimmte Kalenderwoche in der Zukunft auswählen und anschließend auf „Speichern“ klicken.

Um die eigenen Arbeitszeiten zu bearbeiten, klicken Sie unter Verwaltung im Bereich „Termine + Ressourcen“ auf den Menüpunkt „Meine Arbeitszeiten“. Damit gelangen Sie zur Kalenderwochenansicht der Ihnen zugewiesenen Ressource. Hier können Sie einstellen, wann Sie für die Durchführung von Terminarten zur Verfügung stehen. Dafür muss Ihr Benutzerzugang mit einer eigenen Ressource verknüpft sein.

Im Business-Tarif können Sie bis zu 50 Filialen anlegen und verwalten. Sollten Sie darüber hinaus weitere Filialen benötigen, bieten wir Ihnen gern unsere Enterprise-Lösung an. Für ein unverbindliches Enterprise-Angebot können Sie sich mit Ihren Anforderungen an unseren Kundensupport unter moc.emitgnikoob@esirpretne wenden.

Um eine weitere Filiale anzulegen, klicken Sie hier. Anschließend wählen Sie die Option "Weitere Filiale hinzufügen" und klicken auf "Jetzt starten". Wenn Sie im Schritt "Verknüpfung mit einem Benutzerkonto" angelangt sind, loggen Sie sich mit Ihrem Benutzer ein, den Sie auch sonst für onlinetermine verwenden.

Anschließend erscheint ein Auswahlmenü, aus welchem Sie das Unternehmen wählen, zu welchem die neue Filiale hinzugefügt werden soll. Es kann sein, dass Ihnen hier mehrere Unternehmen angezeigt werden, sollten Sie Zugangsrechte in verschiedenen Unternehmen haben und dort über die entsprechenden Benutzerrechte verfügen. Es kann aber selbstverständlich nur jemand eine weitere Filiale zu Ihrem Unternehmen hinzufügen, der dort einen Zugang hat.

Wenn Sie bestimmte Tage bzw. Feiertage für die Onlinebuchungen als nicht verfügbar einstellen möchten, legen Sie diese für das jeweilige oder auch direkt das folgende Jahr in Ihren Öffnungszeiten fest.

Sie haben die Möglichkeit, den onlinetermine Kalender zu abonnieren. Die URL hierzu finden Sie in der Verwaltung Ihrer Filiale im Bereich "Verschiedenes" unter "Kalender-Exporte". Nach einem Klick auf "Kalenderexport" erscheinen Einstellungen, die Sie für den Export vornehmen können. Im unteren Seitenbereich wird Ihnen die Kalender-Export-URL angezeigt. Die Synchronisierungsintervalle hängen von Ihrem Kalenderanbieter ab. Eine Kalendersynchronisation ist derzeit nur in eine Richtung möglich. Das heißt, Sie können den onlinetermine-Kalender mit Ihrem eigenen synchronisieren. Termine, die Sie in Ihren eigenen Kalender eintragen, synchronisieren sich jedoch nicht mit dem onlinetermine-Kalender.

Bei der Taktung handelt es sich um das kleinste gemeinsame Zeitintervall, das Ihre Terminarten, Arbeitszeiten und Öffnungszeiten beeinflusst. Je nachdem, welche Taktung Sie auswählen, unterteilt sich eine Stunde in entsprechend viele Zeiteinheiten.
Die Dauer einer Terminart ist abhängig von der gewählten Taktung der Filiale. Die kleinstmögliche Taktung ist 5 Minuten. Dementsprechend ist es möglich, Terminarten ab einer Dauer von 5 Minuten anzulegen.

Auch die Vor- oder Nachlaufzeit von Terminen wird durch die eingestellte Taktung beeinflusst. Soll zwischen zwei Terminen z.B. eine Nach-/Vorbereitungszeit von 15 Minuten liegen, obwohl die kürzeste Terminart 30 Minuten beträgt, muss die Taktung auf 15 Minuten eingestellt werden. Wenn Sie z.B. die Taktung von 15 Minuten auf 10 Minuten ändern, darf es keine Terminart mit einer Dauer von 45 Minuten geben.

Die Anzahl der angezeigten Zeitpunkte hängt ebenfalls mit der Taktung zusammen. Wenn Sie keine festen Zeitpunkte für den möglichen Beginn einer Terminart festlegen, werden Ihre Termine bei einer Taktung von 5 Minuten alle 5 Minuten angeboten.

Klicken Sie im Hauptmenü bei “Verwaltung” auf die Option „Terminarten“. Wählen Sie dann in der Terminarten-Übersicht die gewünschte Terminart aus. Im letzten Reiter "Ressourcengruppen" können Sie einstellen, ob und für wen Mitarbeiter wählbar sind.

Wenn Sie bei der Option “Bei Terminbuchung wählbar” die Einstellung “Mitarbeiter und Kunden“ wählen, können Ihre Kunden einen Ihrer Mitarbeiter für den Termin auswählen. Sofern Sie einen Haken bei der Option “Zufallsauswahl” setzen, wählt das System einen zufälligen Mitarbeiter entsprechend der Verfügbarkeiten.

Hierzu klicken Sie im Bereich Verwaltung auf "Terminarten". Im unteren Teil des Fensters finden Sie in der Mitte den Button „Neue Terminart erstellen“. Zudem können Sie hier bereits angelegte Terminarten bearbeiten, kopieren oder löschen.

Ja, Sie können in den jeweiligen Terminarten Vor- und Nachlaufzeiten einstellen, um z.B. die An- und Abfahrt bei externen Terminen zu berücksichtigen. Hierfür ist es wichtig, dass Sie die Dauer der jeweiligen Terminart anpassen. Ein Beispiel: Der Termin soll 1 Stunde dauern, während die An- und Abfahrt jeweils 30 Minuten in Anspruch nimmt. Die Dauer der Terminart muss dann auf 2 Stunden eingestellt werden. Ihren Kunden wird natürlich weiterhin nur eine Termindauer von einer Stunde angezeigt. Das System blockiert die gebuchte Ressource somit jedoch auch für die An- und Abfahrt.

Hierzu klicken Sie in die Verwaltung Ihrer Filiale und wählen dort die gewünschte Terminart. Im Reiter „Verfügbarkeit“ klicken Sie zunächst auf "Ganze Woche als nicht verfügbar markieren". Legen Sie dann mit einem Klick die gewünschten Anfangszeitpunkte fest. Speichern Sie diese Verfügbarkeit für weitere Wochen ab, oder konfigurieren Sie sie manuell.

Die Terminvergabe kann ohne Registrierung erfolgen. Dazu klicken Sie im Hauptmenü auf „Verwaltung“. In der Rubrik „Filiale“ finden Sie die Option „iFrame Kundenbuchung“. Diese wählen Sie aus und klicken auf die gewünschte Kundenbuchung. Unter dem Punkt „Gastbuchungen“ können Sie zwischen den verschiedenen Buchungsoptionen wählen. Bei einmaliger Registrierung muss sich Ihr Kunde über eine E-Mail-Adresse und SMS verifizieren. Bei der Gastbuchung muss nur der Vor- und Nachname angegeben werden. Sie können bei der Gastbuchung noch Pflichtfelder wie Mobilfunknummer und/oder E-Mail aktivieren.

Viele Terminarten lassen sich bei onlinetermine unter Kategorien zusammenfassen und können dann im Buchungsmodul für den Kunden auch so angezeigt werden. Dafür klicken Sie auf "Verwaltung" und wählen bei „Filiale“ die Option "Einstellungen" aus. Im Reiter "Filter/Kategorie" können Sie in den verschiedenen Feldern “Kategorie für Kunden” Ihre Kategorien festlegen. Anschließend müssen Sie die einzelnen Terminarten im Bereich "Kundenbuchung" noch mit der betreffenden Kategorie verknüpfen. Im Buchungsmodul werden Ihre Terminarten dann übersichtlich unter den gewählten Kategorien angezeigt.

Die Vorlaufzeit kann nach Wunsch eingestellt werden. Die Anpassungen können Sie im Bereich "Verwaltung" unter „Einstellungen“ vornehmen. Sie finden die Funktion „Terminvorlauf“ dort im Reiter „Terminbuchung durch Kunden“. Alternativ können Sie für jede Terminart abweichende Zeiten einstellen. In den Terminarten finden Sie diese Funktion im Reiter „Kundenbuchung“.

In der Tat sind mit onlinetermine.com sehr komplexe Dienstleistungen abbildbar. Beispielsweise Dienstleistungen, für die unterschiedliche Mitarbeiter, Räume oder Geräte für verschiedene Dauern benötigt werden. Aber auch für weniger komplexe Dienstleistungen ist onlintermine.com selbstverständlich ausgelegt.

Der erste Schritt wäre, Ihre Unternehmensdaten und Öffnungszeiten in den Einstellungen zu vervollständigen. Bitte beachten Sie, dass die Öffnungszeiten alle weiteren Verfügbarkeitseinstellungen eingrenzen. Buchungen außerhalb der Öffnungszeiten sind nicht möglich, auch wenn Mitarbeiter verfügbar wären.

Im zweiten Schritt erstellen Sie die Ressourcen (Mitarbeiten, Räume etc), die für Ihre Dienstleistungen benötigt werden. In der Regel ist das der Mitarbeiter, der den Termin durchführt. Bei Bedarf können weitere Räume und Geräte als Ressourcen hinzugefügt werden, sollte deren Belegung relevant sein. Die Verfügbarkeit für jede Ressource wird individuell entsprechend ihrer Arbeitszeiten festgelegt.

Der dritte Schritt besteht darin, Ihre Terminarten zu erstellen und den Terminarten die entsprechenden Ressourcen zuzuweisen.